Privacyverklaring

Versie: 25 augustus 2026

1. Wie verwerkt je gegevens?

Ik, Liesbeth Saerens, ben persoonlijk verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van mijn website, individuele psychologische begeleiding, wandelingen, groepsbijeenkomsten en samenwerkingen.

Identificatiegegevens:

1. Naam : Liesbeth Saerens

2. Ondernemingsnummer : BE 0876.263.554

3. Erkend psycholoog : inschrijvingsnummer Psychologencommissie 772106193

4. Visum klinisch psycholoog : 265172

5. E-mail : info@liesbethsaerens.be

6. Telefoon : +32 471 46 15 23

7. Website : www.liesbethsaerens.be

8. Correspondentieadres : Lei 15, 3000 Leuven

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over privacy kun je rechtstreeks aan mij stellen via bovenstaand e-mailadres.

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van de website, mensen die contact opnemen, cliënten en voormalige cliënten, deelnemers en belangstellenden voor groepsbijeenkomsten, doorverwijzers, samenwerkingspartners en opdrachtgevers. Wanneer een extern platform wordt gebruikt, zoals Hipsy of een betaalprovider, kan daarnaast de privacyverklaring van dat platform van toepassing zijn.

3. Welke gegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van je contact met mij kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

1. Contact- en identificatiegegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en geboortedatum wanneer dat voor begeleiding of facturatie nodig is.

2. Gegevens uit je bericht zoals de reden van je contact, je vraag en informatie die je zelf deelt.

3. Gegevens over begeleiding en gezondheid zoals relevante voorgeschiedenis, hulpvraag, afspraken, observaties, behandel- of begeleidingsinformatie en correspondentie. Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer dat nodig is voor psychologische zorg of wanneer je ze uitdrukkelijk deelt voor een concrete vraag.

4. Administratieve en financiële gegevens zoals factuurgegevens, betaalstatus en gegevens die wettelijk voor de boekhouding moeten worden bewaard.

5. Gegevens over deelname aan een bijeenkomst zoals inschrijving, praktische behoeften, betaalstatus en eventuele informatie die nodig is om veilig en toegankelijk deel te nemen.

6. Technische websitegegevens zoals IP-adres, apparaatinformatie en cookiegegevens, voor zover Webnode en de gekozen cookie-instellingen die verwerken.

Zet liever geen uitgebreide of zeer gevoelige gezondheidsinformatie in het contactformulier. Een korte omschrijving volstaat; verdere informatie kan in een passend en beveiligd kader worden besproken.

4. Waarom en op welke rechtsgrond?

Doel : Contact en afstemming

Voorbeelden : Je vraag beantwoorden, inschatten of het aanbod passend is, een afspraak of samenwerking voorbereiden.

Rechtsgrond : Uitvoering van je verzoek vóór een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Doel : Psychologische begeleiding

Voorbeelden : Zorg verlenen, een zorgvuldig patiëntendossier bijhouden, continuïteit en kwaliteit bewaken.

Rechtsgrond : Zorgovereenkomst en wettelijke verplichtingen; gezondheidsgegevens op grond van zorgverlening onder beroepsgeheim.

Doel : Groepsbijeenkomsten

Voorbeelden : Inschrijving, betaling, praktische communicatie, veilige en toegankelijke organisatie.

Rechtsgrond : Uitvoering van de overeenkomst; voor gevoelige informatie zo nodig je uitdrukkelijke toestemming.

Doel : Interesselijst

Voorbeelden : Je af en toe informeren wanneer nieuwe data bekend zijn.

Rechtsgrond : Je toestemming. Uitschrijven kan altijd.

Doel : Boekhouding

Voorbeelden : Facturatie, betalingen en wettelijke administratie.

Rechtsgrond : Wettelijke verplichting.

Doel : Website en cookies

Voorbeelden : Technische werking, beveiliging en — alleen na keuze — statistiek of marketing.

Rechtsgrond : Gerechtvaardigd belang voor strikt noodzakelijke cookies; toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

5. Bijzondere en gevoelige gegevens

Gegevens over gezondheid en psychisch welzijn zijn bijzonder beschermd. Binnen individuele klinische begeleiding verwerk ik die gegevens alleen voor het verstrekken en beheren van gezondheidszorg en onder mijn beroepsgeheim. Voor een niet-therapeutische bijeenkomst vraag ik alleen gevoelige informatie wanneer dat werkelijk nodig is, bijvoorbeeld om rekening te houden met toegankelijkheid of veiligheid. Waar de wet dat vereist, gebeurt dit met je uitdrukkelijke toestemming.

6. Contactformulier, e-mail, telefoon en berichten

Gegevens die je via het contactformulier, e-mail, telefoon of een berichtenapp verstuurt, worden gebruikt om je vraag te beantwoorden en praktische afspraken te maken. Gewone e-mail en berichtenapps zijn niet bedoeld voor uitgebreide therapeutische informatie of crisiscontact. Deel via die kanalen daarom alleen wat nodig is voor de praktische afstemming.

Wanneer je vraag niet tot begeleiding, deelname of samenwerking leidt, wordt de correspondentie uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact verwijderd, tenzij een langere bewaring nodig is om een gerechtvaardigd geschil af te handelen of een wettelijke verplichting na te komen.

7. Individuele begeleiding en patiëntendossier

Bij individuele psychologische begeleiding hou ik een zorgvuldig en beveiligd patiëntendossier bij. Daarin staan alleen gegevens die relevant zijn voor kwaliteitsvolle zorg en de opvolging van de begeleiding. Het dossier wordt niet gebruikt voor marketing.

Als gezondheidszorgbeoefenaar bewaar ik het patiëntendossier volgens de wettelijke bewaartermijn: minimaal dertig en maximaal vijftig jaar vanaf het laatste patiëntencontact. Je rechten op inzage en afschrift gelden binnen de grenzen van de patiëntenrechtenwetgeving, het beroepsgeheim en de rechten van derden. Persoonlijke werkaantekeningen en gegevens over derden kunnen van rechtstreekse inzage zijn uitgesloten wanneer de wet dat bepaalt.

8. Groepsbijeenkomsten en interesselijst

Voor Verbindende Vrijdagen, het Gebroken Hartencafé en Kintsugi van het Hart worden alleen gegevens bewaard die nodig zijn voor inschrijving, betaling en organisatie. De inhoud die deelnemers tijdens een bijeenkomst met elkaar delen, wordt niet als verslag in een gezamenlijk dossier opgenomen. Als een deelnemer daarnaast individuele klinische begeleiding ontvangt, wordt deze informatie afzonderlijk in het patiëntendossier verwerkt.

Wie zich vrijwillig op de interesselijst zet, ontvangt alleen af en toe bericht wanneer nieuwe data of een passend aanbod bekend zijn. De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via een antwoord op de e-mail of via info@liesbethsaerens.be. Daarna wordt het adres van de lijst verwijderd.

9. Foto's, getuigenissen en sociale media

Tijdens bijeenkomsten worden geen herkenbare foto's, video's, geluidsopnamen of getuigenissen gepubliceerd zonder een afzonderlijke, vrije en specifieke toestemming. Niet deelnemen aan een foto of geen toestemming geven heeft geen gevolgen voor deelname. Een gegeven toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken; publicaties die al rechtmatig gedrukt of gedeeld zijn, kunnen niet altijd volledig worden teruggehaald.

10. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Ik verkoop je gegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is met:

1. Technische dienstverleners zoals Webnode voor de website en eventuele e-mail-, agenda-, dossier-, facturatie- en betaalsoftware. Zij mogen gegevens alleen volgens afspraken en voor de afgesproken dienst verwerken.

2. Boekhouder of accountant voor zover nodig voor de wettelijke administratie.

3. Inschrijf- of betaalplatformen zoals Hipsy, wanneer je je via zo'n platform inschrijft of betaalt.

4. Andere zorgverleners of doorverwijzers alleen wanneer dit in jouw belang is, beperkt tot wat noodzakelijk is, en met voorafgaande informatie en akkoord wanneer het gedeeld beroepsgeheim wordt toegepast.

5. Bevoegde overheids- of gerechtelijke instanties wanneer de wet tot mededeling verplicht of wanneer een wettelijk erkende uitzondering op het beroepsgeheim geldt.

11. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Ik kies waar mogelijk voor Europese verwerking en controleer of passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. De precieze informatie hangt af van de werkelijk gebruikte diensten en moet bij elke wijziging van software opnieuw worden nagekeken.

12. Hoelang worden gegevens bewaard?

Soort gegevens : Contactvraag zonder vervolg

Bewaartermijn of criterium : In beginsel tot twaalf maanden na het laatste contact.

Soort gegevens : Patiëntendossier

Bewaartermijn of criterium : Minimaal dertig en maximaal vijftig jaar vanaf het laatste patiëntencontact.

Soort gegevens : Inschrijving en praktische deelnemersgegevens

Bewaartermijn of criterium : Tot de activiteit administratief is afgerond en daarna zolang nodig voor bewijs, boekhouding of een geschil.

Soort gegevens : Interesselijst

Bewaartermijn of criterium :Tot je toestemming intrekt of de lijst wordt stopgezet; periodiek wordt gecontroleerd of de lijst nog actueel is.

Soort gegevens : Facturen en boekhouding

Bewaartermijn of criterium : Gedurende de wettelijke fiscale en boekhoudkundige bewaartermijnen.

Soort gegevens : Cookie- en technische gegevens

Bewaartermijn of criterium : Volgens de bewaartermijnen in de cookie-instellingen van de website en de betrokken dienstverlener.

13. Hoe worden gegevens beschermd?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beperkte toegang, sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie, beveiligde apparaten, zorgvuldige back-ups, vertrouwelijke omgang met papieren documenten en afspraken met dienstverleners. Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Bij een beveiligingsincident wordt gehandeld volgens de toepasselijke meld- en informatieplichten.

14. Je rechten

Je kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, verbetering, aanvulling, beperking, overdraagbaarheid of verwijdering van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang en een eerder gegeven toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Zo kan een wettelijke bewaarplicht, het beroepsgeheim, de bescherming van andere personen of de noodzaak om een rechtsvordering te onderbouwen een beperking rechtvaardigen. Stuur je verzoek naar info@liesbethsaerens.be. Om gegevens veilig te houden, kan ik aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Je ontvangt in beginsel binnen één maand antwoord; bij een complex verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd.

15. Klacht over privacy

Neem bij een privacyvraag of bezorgdheid bij voorkeur eerst rechtstreeks contact op, zodat samen naar een oplossing kan worden gezocht. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

16. Cookies

De website gebruikt strikt noodzakelijke cookies om technisch te functioneren. Functionele, analytische of marketingcookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor volgens de wet toestemming nodig is en je die keuze hebt gemaakt. Via de cookie-instellingen kun je je keuze aanpassen. De cookie-informatie van Webnode moet overeenstemmen met de diensten die werkelijk op de website actief zijn.

17. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer het aanbod, de gebruikte software of de regelgeving wijzigt. De meest recente versie staat op de website met de datum van de laatste aanpassing. Bij een belangrijke wijziging wordt daar duidelijk op gewezen.