Praktische afspraken en voorwaarden

Versie: 25 augustus 2026

Deze afspraken willen vooraf helderheid geven. Ze gelden voor individuele begeleiding, groepsbijeenkomsten en samenwerkingsopdrachten, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken. Bij een concrete afspraak, activiteit of offerte krijgt de meest specifieke informatie voorrang.

1. Wie biedt de diensten aan?

Liesbeth Saerens, klinisch psycholoog en psychotherapeut, ondernemingsnummer BE 0876.263.554, inschrijvingsnummer Psychologencommissie 772106193, visum klinisch psycholoog 265172, info@liesbethsaerens.be, +32 471 46 15 23.

2. Drie verschillende werkvormen

1. Individuele psychologische begeleiding is professionele psychologische zorg. Ze kan plaatsvinden in een gesprek, tijdens een wandeling of online. De begeleiding wordt samen afgestemd en is een inspanningsverbintenis: ik werk zorgvuldig en professioneel, maar kan geen bepaald resultaat of herstel garanderen.

2. Verbindende Vrijdagen en het Gebroken Hartencafé zijn kleinschalige ontmoetingen. Ze bieden ruimte om te luisteren, te delen en anderen te ontmoeten, maar zijn geen groepstherapie, crisiszorg of vervanging van individuele behandeling.

3. Kintsugi van het Hart is een zorgvuldig begeleid meerdaags traject met een ervaringsgerichte en creatieve vorm. Het kan persoonlijke thema's raken, maar is niet automatisch psychotherapie. Eventuele individuele psychologische begeleiding wordt afzonderlijk afgesproken en gefactureerd.

Samenwerkingsopdrachten voor organisaties, woon- of zorgplekken worden vastgelegd in een offerte of opdrachtbevestiging. Die kan aanvullende afspraken bevatten over inhoud, planning, vergoeding, verplaatsing, annulering en verantwoordelijkheden.

3. Voor wie is het aanbod wel en niet passend?

Ik werk met volwassenen. Voor de start kan ik kort afstemmen of de vraag, de groepsvorm en mijn deskundigheid bij elkaar passen. Ik kan een begeleiding of deelname weigeren of stopzetten wanneer het aanbod onvoldoende passend, veilig of professioneel verantwoord is. Waar mogelijk denk ik mee over een geschikter alternatief.

Het aanbod is niet bedoeld voor acute crisisopvang. Bij onmiddellijk gevaar, ernstige ontregeling of suïcidaliteit neem je contact op met je huisarts, de huisartsenwachtpost, een spoeddienst of 112. Online berichten en voicemail worden niet voortdurend opgevolgd.

4. Kennismaking en totstandkoming

Een contactbericht is nog geen bevestigde afspraak. Een individuele afspraak is definitief zodra datum, duur, plaats en tarief zijn bevestigd. Een plaats in een groepsbijeenkomst is definitief zodra je bevestiging hebt ontvangen en, wanneer voorafbetaling gevraagd wordt, de betaling is ontvangen. Voor een opdracht geldt de aanvaarde offerte of schriftelijke opdrachtbevestiging.

5. Duur en tarieven

Een individueel gesprek duurt doorgaans ongeveer 60 of 90 minuten. Het tarief is een totaalbedrag per afspraak, geen open uurtarief. De actuele prijs staat op de relevante webpagina of wordt vóór de eerste afspraak schriftelijk bevestigd. Een bijeenkomst of traject heeft een vaste totaalprijs die bij de aankondiging wordt vermeld.

Voor consumenten worden prijzen als volledige te betalen prijs vermeld, inclusief btw wanneer btw van toepassing is. Zaal, materiaal, catering of verplaatsing zijn alleen bijkomend verschuldigd wanneer dit vooraf duidelijk is meegedeeld. Tarieven kunnen voor toekomstige afspraken of nieuwe reeksen wijzigen. Een wijziging geldt niet met terugwerkende kracht voor al bevestigde afspraken of inschrijvingen.

6. Betaling en facturatie

Individuele afspraken worden betaald op de afgesproken wijze of binnen veertien kalenderdagen na de factuurdatum. Voor groepsbijeenkomsten kan voorafbetaling worden gevraagd. Een factuur wordt opgesteld met de gegevens die je daarvoor verstrekt. Bij niet-betaling kan na een kosteloze herinnering de wettelijk toegelaten interest of vergoeding worden aangerekend. Ik probeer betalingsproblemen eerst in overleg op te lossen.

7. Individuele afspraak verplaatsen of annuleren

Kun je niet komen, verwittig dan zo snel mogelijk per e-mail of telefoon. Een individuele afspraak kan kosteloos worden verplaatst of geannuleerd tot 48 uur vóór de afgesproken starttijd. Bij annulering binnen 48 uur of wanneer je niet verschijnt, kan het volledige afgesproken bedrag worden aangerekend, behalve bij overmacht of wanneer de vrijgekomen plaats nog kon worden ingevuld. Bij laattijdige aankomst eindigt de afspraak in beginsel op het geplande tijdstip en blijft het volledige bedrag verschuldigd.

8. Inschrijving en annulering van een groepsbijeenkomst

Bij annulering door de deelnemer gelden, tenzij de activiteitspagina iets anders vermeldt, de volgende afspraken:

1. Meer dan veertien kalenderdagen vóór de start : het betaalde deelnamebedrag wordt terugbetaald.

2. Van veertien tot en met zeven kalenderdagen vóór de start : vijftig procent van het deelnamebedrag wordt terugbetaald.

3. Minder dan zeven kalenderdagen vóór de start of niet verschijnen : er is geen terugbetaling. Als iemand van de wachtlijst je plaats overneemt, wordt het bedrag wel terugbetaald, verminderd met eventuele niet-recupereerbare kosten.

Een plaats aan iemand anders doorgeven kan alleen na voorafgaande afstemming, omdat groepsgrootte, draagkracht en passendheid deel uitmaken van de zorgvuldige voorbereiding. Voor een meerdaags traject gelden de termijnen ten opzichte van de eerste bijeenkomst. Gemiste onderdelen worden niet individueel ingehaald, tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken.

9. Online inschrijving en herroepingsrecht

Wanneer je als consument op afstand inschrijft of boekt, gelden de dwingende regels over overeenkomsten op afstand. Voor diensten rond vrijetijdsbesteding op een vaste datum kan de wet het herroepingsrecht uitsluiten, op voorwaarde dat dit vóór de inschrijving duidelijk wordt meegedeeld. Voor andere diensten kan een herroepingstermijn van veertien dagen gelden. Vraag je uitdrukkelijk dat een dienst al tijdens die termijn begint, dan kan een evenredig bedrag verschuldigd zijn voor het deel dat al is uitgevoerd. De concrete boekingspagina of bevestiging vermeldt welke regeling van toepassing is.

10. Als ik zelf een afspraak of bijeenkomst moet annuleren

Bij ziekte, overmacht, onveilige omstandigheden of te weinig deelnemers kan een afspraak of bijeenkomst verplaatst of geannuleerd worden. Bij annulering van een groepsbijeenkomst wordt het betaalde deelnamebedrag terugbetaald. Andere kosten van een deelnemer, zoals vervoer of verblijf, worden niet vergoed, behalve wanneer dwingend recht anders bepaalt. Voor individuele afspraken wordt samen naar een nieuw moment gezocht.

11. Wandelen en buiten werken

Bij een wandeling worden route, tempo en weersomstandigheden zo goed mogelijk afgestemd. Draag geschikte kleding en schoenen en meld vooraf relevante lichamelijke beperkingen voor zover die voor een veilige wandeling nodig zijn. Bij onveilig weer kan de afspraak binnen, online of op een ander moment plaatsvinden. Ook buiten blijf ik aan mijn beroepsgeheim gebonden, maar volledige privacy tegenover toevallige voorbijgangers kan niet worden gegarandeerd; samen wordt daar zorgvuldig mee omgegaan.

12. Online gesprekken

Voor een online gesprek zorg je zelf voor een rustige en voldoende private plek, een stabiele verbinding en een geschikt toestel. Online gesprekken worden niet opgenomen. Als de verbinding uitvalt, wordt eerst geprobeerd opnieuw te verbinden; lukt dat niet, dan wordt telefonisch of per e-mail een passend vervolg afgesproken. Online begeleiding is niet in elke situatie geschikt. Ik kan voorstellen om fysiek af te spreken of een andere vorm van hulp te zoeken.

13. Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim

Binnen individuele psychologische begeleiding ben ik gebonden aan het beroepsgeheim en de deontologische regels voor psychologen. Informatie wordt alleen gedeeld wanneer daar een geldige wettelijke grond voor bestaat. Bij gedeeld beroepsgeheim gebeurt uitwisseling in jouw belang, beperkt tot wat noodzakelijk is, met professionals die binnen dezelfde opdracht handelen, en na voorafgaande informatie en akkoord wanneer dat vereist is.

De wet kent uitzonderingen en noodsituaties waarin informatie mag of moet worden gedeeld. Als zo'n situatie zich voordoet, wordt waar mogelijk eerst met jou besproken wat nodig is.

14. Vertrouwelijkheid in een groep

Deelnemers spreken af dat persoonlijke verhalen, namen en herkenbare details niet buiten de groep worden gedeeld. Ik zal dit actief bewaken en zelf geen groepsinhoud naar buiten delen. Andere deelnemers zijn echter niet automatisch wettelijk aan hetzelfde beroepsgeheim gebonden. Daarom kan absolute vertrouwelijkheid door de hele groep niet worden gegarandeerd. Deel alleen wat voor jou op dat moment passend voelt.

15. Veilig en respectvol deelnemen

Iedere deelnemer mag spreken, zwijgen of een oefening overslaan. Respect voor grenzen, verschillen en vertrouwelijkheid is noodzakelijk. Agressie, intimidatie, discriminatie, grensoverschrijdend gedrag of deelname onder invloed kunnen aanleiding zijn om iemand te vragen de bijeenkomst te verlaten. In dat geval bestaat niet automatisch recht op terugbetaling. Ik kan in het belang van de groep een korte afstemming vooraf vragen.

16. Geen opnames of publicatie zonder toestemming

Cliënten en deelnemers maken geen beeld-, geluids- of schermopnames van gesprekken of bijeenkomsten zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van alle betrokkenen. Ik publiceer geen herkenbare beelden, citaten of getuigenissen zonder afzonderlijke toestemming. Toestemming voor communicatie of beeldgebruik is nooit een voorwaarde om begeleiding of deelname te krijgen.

17. Communicatie tussen afspraken

E-mail, telefoon en berichtenapps worden vooral gebruikt voor praktische afstemming. Zij zijn geen permanent bereikbaar hulp- of crisiskanaal. Inhoudelijke begeleiding via losse berichten maakt alleen deel uit van de dienstverlening wanneer dat vooraf uitdrukkelijk is afgesproken. Deel via gewone e-mail of berichtenapps zo weinig mogelijk gevoelige informatie.

18. Dossier, inzage en verslaggeving

Voor individuele psychologische zorg wordt een patiëntendossier bijgehouden. Je kunt binnen de wettelijke voorwaarden inzage of een afschrift vragen. Ik verricht binnen dit aanbod geen diagnostisch onderzoek, gerechtelijke expertise of verslaggeving met een forensisch doel. Een korte feitelijke verklaring of afstemming met een andere zorgverlener gebeurt alleen wanneer dit professioneel verantwoord is en na de nodige afspraken over doel, inhoud, toestemming en eventuele vergoeding.

19. Eigen verantwoordelijkheid en grenzen van aansprakelijkheid

Ik verbind me ertoe zorgvuldig, deskundig en volgens de toepasselijke beroepsregels te handelen. Psychologische begeleiding en groepswerk zijn inspanningsverbintenissen: een bepaald resultaat kan niet worden gegarandeerd. Je blijft zelf verantwoordelijk voor beslissingen die je buiten de begeleiding neemt en voor het tijdig inschakelen van medische of acute hulp wanneer dat nodig is.

Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten. Voor samenwerkingsopdrachten kunnen in de offerte aanvullende, redelijke aansprakelijkheidsafspraken worden gemaakt.

20. Materialen en intellectuele eigendom

Teksten, oefeningen, werkbladen en andere materialen die ik zelf ontwikkel of rechtmatig gebruik, zijn bedoeld voor persoonlijk gebruik binnen de afgesproken begeleiding of bijeenkomst. Ze mogen niet zonder voorafgaande toestemming worden gekopieerd, verkocht, openbaar gedeeld of in een eigen commercieel aanbod worden opgenomen. Persoonlijke notities en het door de deelnemer gemaakte werk blijven vanzelfsprekend van de deelnemer.

21. Een klacht of bezorgdheid

Als iets niet goed voelt of je ontevreden bent, bespreek dat bij voorkeur eerst rechtstreeks met mij. Vaak kan een misverstand of probleem in gesprek worden opgehelderd. Als dat niet lukt, zijn afhankelijk van de aard van de vraag verschillende routes mogelijk:

1. Deontologie of relatie met een psycholoog: bemiddeling of een tuchtklacht via de Psychologencommissie, www.compsy.be.

2. Patiëntenrechten binnen klinische zorg: de bevoegde ombudsdienst Rechten van de patiënt, waaronder voor ambulante zorg de Federale Ombudsdienst Rechten van de patiënt.

3. Privacy: de Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

4. Consumentengeschil over een niet-therapeutische dienst: de bevoegde consumentenbemiddelingsdienst, als de wettelijke voorwaarden vervuld zijn.

22. Toepasselijk recht en wijzigingen

Op deze afspraken is Belgisch recht van toepassing. Een geschil wordt bij voorkeur eerst in overleg of via bemiddeling behandeld. Als dat niet lukt, is de volgens de dwingende wettelijke regels bevoegde rechter bevoegd. Nieuwe versies gelden voor toekomstige afspraken, inschrijvingen en opdrachten vanaf de vermelde datum. Een wijziging tast eerder bevestigde afspraken niet eenzijdig aan.